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会议合同撰写与签订
    合同是为理智的双方或多方所接受和同意的列明特定条款的文本,通常约定在特定时间以内有效。合同可以仅为两页纸的简单文件,也可以是较长的(无页数限制)条款极为全面的文件。现在的合同较以前更复杂、严格和合乎法律规范,如今的标准是长篇的正式合同,必须列明所能想到的每一个细节事项,以免发生意外或其他设施在遭任何可能的损失。
    1. 合同的目的和内容: 合同里需要写明与会议相关的各种事项,分清权利和义务,从而当出现争议时,法庭将按合同中双方意见一致的条款,按有利的方式保护利益受损方。
    (1)房间数目和房间价格:列明每晚所需房间数和房间价格。
    (2)免费房间:注明会议组织人员每晚可免费使用的房间数。
    (3)工作间及房价:除免费房间外,会议工作人员还可享受优惠价格的房间;优惠程度依所需工作间数目和本次会议给酒店带来的生意规模而定。
    (4)套房、贵宾房:本条款需列明具体的房间要求。
    (5)房间位置:应列明各个所订房间的具体方位和房间档次。
    (6)平均房价:是根据各种类型房间占相同百分比计算出来的一个调整后的平均价,适用于各类房间。
    (7)无转移条款:即会议举行期间如遇酒店所订房间超出实际接待能力时,不得使会议人员转移其他酒店
    (8)入住及退房登记:登记情况视酒店规定而定。
    (9)提前入住和推迟退房如果在该问题上的需求与酒店规定有所偏差,则一定要在合同中注明。
    (10)预定取消日期:一般规定为预定者在计划使用日期之前30天。这一条双方可以再协商。
    (11)会议场所要求:如果会议规模可能出现调整,最好在合同中确定一个调整时间。
    (12)会议场租:可以是一个固定价格也可以根据所订客房情况协商。
    (13)24小时租用:如过是按24小时租用酒店会议室,那么即使24小时之内你们不用会议室,酒店也不得使用。
    (14)会场变动:合同中已注明预定的是哪些会议室,在没有酒店的事先通知和会议方的书面同意,已订好的会场不能再有变动。
    (15)房间定金:合同中必须注明预付定金的具体时间。不能因为没有支付定金就失去所订房间。合同中应要求酒店在定金预付日期到来时提醒你。
    (16)结账:谁来负责会议方结账事宜;谁有权在账单上签字;有哪些具体事项;账单上包括哪些费用;哪些费用是个人来付的;这些问题必须在合同中说明。
    (17)餐饮消耗:此条款规定对于因活动取消、活动改为在酒店以外进行或与会人数不足而引起的餐饮活动减少,会议方应给予酒店一定补偿。
    (18)仲裁条款:如果合同中有同意仲裁解决争议的条款,在签订合同之前,要先决定会议方是倾向使用仲裁手段还是反对使用仲裁。仲裁解决争端比诉讼的费用要少,并且进行起来更快;但有约束力的仲裁裁决使得不利方不能再上诉。
    (19) 视听公司(酒店内部设备租用):酒店自己提供视听设备是很常见的事,但对于那些更愿意选择其他视听公司的会议方,可以在合同中注明会议方免除支付视听设备使用费。
    (20) 会议物资运抵酒店:在会议举行之前,会议所需用的物资要运到酒店的库房。在合同中应注明库房的工作时间和酒店政策。
    (21) 电话附加费:尽量与酒店协商,免付电话使用附加费。协商文件应包括在合同中。
    (22) 展品的处理:展品运进、运出酒店的时间上的规定对费用开支有很大影响。对于酒店在这方面的规定和可能会有的限制和局限,双方应进行协商和讨论。
    (23) 最低餐饮消费:有些酒店的合同上有最低消费这一条款,规定客人的早餐、午餐和晚餐花费必须达到某一最低金额。
    (24) 安全、防火规定:酒店符合安全和防火的有关规定。
    (25) 残疾人保障:合同中特别列明酒店内设施和政策与有关残疾人保障法是相符的。
    (26) 合同的终止:如遇第三者原因:不可抗力或特殊事件的发生,则允许一方提出终止合同而不受违约罚款。即终止合同的一方对影响会议正常进行的事态无法控制。
    (27) 免责:方应同意,对于一些疏忽事件和其他一些不影响会议进行和偶尔事件对方不负责任。
    (28) 订房确认报告:如果不写入合同中,那么必须的订房确认书会议方很难得到,所以有必要在合同中加入订房确认报告这一条款。
    备注:保存一份书面合同;将所有的回复传真或信函作为书面承诺归档保存。
    2. 合同的修正与增补: (1) 变动较小:可以在合同边上注明改动,然后写上日期和签名。交给对方时要随附确认信一封,概括所做的变动并请对方在变动处签署姓名和日期,然后返还合同,或者按照变动标记重新改写合同。
    (2)变动较大:则按意见增补一个附文,然后将合同交给对方,并附上一封信请求将附文包括在合同中,再将签过字的合同送回。

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