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会前的策划与筹备
    无论是什么行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度看问题,都会面临各种问题:
    1. 需要做些什么 会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
    2. 由谁筹划会议 从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
    会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
    善于与人共事|善于注意小节|善于解决问题|善于与人协商|能够管理会议财务事宜|熟悉酒店运作|能够安排恰到好处的菜单|能够熟练操作电脑|能够熟练地与视听服务公司打交道|能妥善接待贵宾和外国客人|熟知各种礼仪|行事果断、执着
    会议筹划者的任务:制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 制定会议议程 了解可供使用的场所和设施情况 选择或提议合适的场所 检查并比较各项设施 安排交通事宜 协调会务工作人员的活动 招收、培训会务人员和广告人员 制定可行预算或按既定预算安排有关工作 确定各项工作的时间安排 视察选定的场所和设施 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司) 确定印刷公司 安排食品、饮料有关事宜 讨价还价 同会议发言人和各位贵宾进行联系
    3. 主要会议类型 销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
    年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
    产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
    研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
    专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
    奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
    培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。
    4. 会议筹划步骤 确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些:
    # 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策# 引入新事物或介绍新人员# 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题# 讨论如何赢利 # 赢利
    5. 在筹划一个会议时,最好向上司、会议主办人或会议主席对会议的目的和要求随时保持沟通,如果意见相符,就可以做下一步的筹划。 预计召开会议的日期;
    会议预计召开几天;
    打算在什么地方召开会议;
    会议形式或程序是什么;
    需要多大的场地;
    以前开过这样的会议吗?结果如何;
    将有多少人到会;
    会议预算是多少;
    与会者对费用开支很在意吗?
    打算选用什么级别的酒店和设施;
    打算选用最高级的房间标准是什么;
    谁来制作会议邀请函;
    会议需要向与会者打印相关资料吗?
    会议的发言人有哪些?
    会议需要什么样的视听设备;
    需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
    与会者可以携带家属吗?
    打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
    有谁来承担这些活动的费用。

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